Авторизация

Рубрики блога


Рекомендуем



Последние комментарии

Облако тегов


Устами великих

"Странный этот мир, где двое смотрят на одно и то же, а видят полностью противоположное." © Агата Кристи

Мы Вконтакте

MS Office и VBA Рубрика содержит интересные решения, малоизвестные функции и возможности, надстройки и макросы, в общем, все то, что может сделать вашу работу в пакете программ MS Office (в первую очередь - Excel, Word, Access) более эффективной.
05
Ноя

Как сжать презентацию PowerPoint

рейтинг материал 5.0 (2) | количество просмотров 14866 | количество коментариев 0
Рассмотрим способы того, как уменьшить размер файла презентации PowerPoint. Советы по методикам урезания объема файла презентации переплетутся с описанием того за счет чего происходит уменьшение и какие при этом потери.

Тучность файла презентации

Все мои презентации, за которые я когда-либо брался, пестрят красками и обилием картинок, в пределах разумного конечно. Это мое убеждение, что презентация – это не сухая выкладка данных, это графическая опора докладчика, которая позволяет образно показывать моменты связи и зависимости, а также подчеркивать важнейшие моменты, которые должны запечатлеться в памяти слушателя. Очень весомый вклад в достижение этой цели вносят анимация объектов, наличие клип-арт графики и схемы SmartArt, даже тогда, когда практически всем исходным материалом для доклада-презентации служат однообразные гистограммы и таблицы.

Кроме того, когда я делаю презентацию, которая будет показываться на неизвестном устройстве, который я и в глаза не видел, то дабы избежать неприятных моментов, при сохранении всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию. К примеру, даже, казалось бы, уже привычных Calibri или Cambria нет среди стандартных шрифтов в ОС Windows XP, поэтому они заменяются другими и из-за этого «плывут» заголовки и ранее удачно гармонирующая текстовка в слайде.

Все это приводит к изрядному «ожирению» файла с презентацией, этот минус, конечно же, перекрывается результатом, поэтому ранее размер презентации никогда не стоял на повестке дня. Все изменилось, когда практически в последний момент, перед самым завершением создания презентации, мне поставили условие в размере файла - не более 3 Мб., собственно здесь постараюсь описать все то, что будет полезно знать, если вам также потребуется урезать размер презентации.

Внешнее сжатие файла

Когда сжать файл нужно лишь по той причине, что он большой для пересылки по электронной почте или размер больше чем ограничение файлообменника, то самый правильный способ справиться с этой проблемой – это архивирование. Даже вездесущий WinRar при максимальном сжатии поможет выкроить заметные килобайты-мегабайты.

Почему правильный? Потому что любой другой способ уменьшения размера файла презентации подразумевает жертву чем-то – качеством, возможностью редактировать, функциональностью и т.п. В то же время, сжатие архиваторами позволяет максимально сжать файл, с возможностью восстановления его первоначального вида при разархивировании без потери в качестве.

Внутреннее сжатие или хитрости PowerPoint для урезания размера

ФОРМАТ ФАЙЛА

Должно быть, вы это уже давно заметили, но на всякий случай напомню, файлы .ppt (формат презентации Office 2003 и ниже) и .pptx (формат презентации Office 2007 и выше) даже при одинаковом содержании всегда будут разниться в размере, это связанно с оптимизацией архитектуры кода файлов начиная с 2007-го офиса, то есть файлы сохраненные в формате .pptx всегда будут меньше размером. Единственный риск, который вы при этом испытаете, так это то, что презентация не сможет быть прочитана Office 2003 без специального обновления.

ШРИФТЫ

Как я уже говорил, чтобы избежать неприятных моментов, всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию, это значительно способствует увеличению размера файла презентации – иногда в три, а то и в четыре раза.

В настройках по умолчанию, такое внедрение шрифтов отключено, чтобы отменить внедрение шрифтов в файле с презентацией, необходимо кликнуть в верхнем меню кнопку Файл, затем из выпадающего списка выбрать пункт Параметры, в параметрах перейти на вкладку Сохранение и убрать галочку напротив пункта Внедрить шрифты в файл, подтвердить изменения параметров кликнув кнопочку ОК и заново сохранить файл презентации.

Минусом отказа от внедрения шрифтов в презентацию, является то, что вы должны использовать только стандартный набор шрифтов при стилизации слайдов и ни в коем случае не использовать художественные и прочие красивые редкие шрифты. Ниже, под спойлером, указана табличка с перечнем шрифтов и их наличием в операционных системах семейства Windows.

Поддержка стандартных шрифтов семейством ОС Windows

Название шрифта

Win 2000

Win XP

Vista

Win 7

 Win 8

Arial

x

x

x

x

 x

Arial Black

x

x

x

x

 x

Book Antiqua

 

x

     

Calibri

   

x

x

 x

Cambria

   

x

x

 x

Candara

   

x

x

 x

Comic Sans MS

x

x

x

x

 x

Consolas

   

x

x

 x

Constantia

   

x

x

 x

Corbel

   

x

x

 x

Courier

x

x

x

x

 x

Courier New

x

x

x

x

 x

Estrangelo Edessa

 

x

x

x

 x

Franklin Gothic Medium

 

x

x

x

 x

Gautami

 

x

x

x

 x

Gabriola

     

x

 x

Georgia

x

x

x

x

 x

Georgia Italic Impact

 

x

     

Impact

x

x

x

x

 x

Latha

 

x

x

x

 x

Lucida Console

x

x

x

x

 x

Lucida Sans Console

 

x

x

x

 x

Lucida Sans Unicode

x

x

x

x

 x

Marlett

x

x

x

x

 x

Modern

x

x

     

Modern MS Sans Serif

 

x

     

MS Sans Serif

x

x

x

x

 x

MS Serif

x

x

x

x

 x

MV Boli

 

x

x

x

 x

Nyala

   

x

x

 x

Palatino Linotype

x

x

x

x

 x

Roman

x

x

x

x

 x

Script

x

x

x

x

 x

Segoe Print

   

x

x

 x

Segoe Script

   

x

x

 x

Segoe UI

   

x

x

 x

Small Fonts

x

x

     

Symbol

x

x

x

x

 x

Tahoma

x

x

x

x

 x

Tempus Sans ITC

x

       

Times New Roman

x

x

x

x

 x

Trebuchet MS

x

x

x

x

 x

Tunga

 

x

x

x

 x

Verdana

x

x

x

x

 x

Webdings

x

x

x

x

 x

Westminster

 

x

     

Wingdings

x

x

x

x

 x

КАРТИНКИ

Сжатие и автоматическое обрезание отсеченных краев картинок наиболее популярная рекомендация по сокращению размера презентации, но, в то же время, она является наиболее весомым инструментом, влияющим на видимое качество презентации.

Сжимать картинки можно поштучно, для этого необходимо выделить саму картинку, активировать вкладку Работа с рисунками на верхней панели инструментов, кликнуть кнопку Сжать рисунки, в отрывшемся диалоговом окне выбрать качество до которого нужно сжать рисунок (чем меньше разрешение, тем лучше сжатие, но тем хуже качество)

А можно сжать все картинки разом убрав галочку Применить только к этому рисунку оперируя на всплывающем окошке описанном выше. Также сжать все картинки разом можно при сохранении файла презентации, для этого жмем кнопку Файл в левом верхнем углу панели инструментов, выбираем пункт Сохранить как, на всплывшем окошке справа внизу ищем выпадающее меню Сервис и кликаем Сжать рисунки…, после чего также провести настройки сжатия по тому же принципу что описан выше.

Подобное сжатие размера файла позволяет уменьшить презентацию, понятное дело, тем заметнее, чем больше в презентации картинок.

ЭФФЕКТЫ И АНИМАЦИЯ

Среди рекомендаций по сжатию презентаций часто встречаются такие, которые рекомендуют ограничиться использованием стилей переходов между слайдами и анимацией объектов. На самом деле, информация об этих эффектах занимает в достаточной степени скромное место в размере файла, чтобы не обращать на эту рекомендацию никакого внимания.

ОБЬЕКТЫ SMARTART

Небольшое «шаманство» над этим замечательным и удобным инструментом, для придания современности стиля презентации, позволит также уменьшить размер презентации. Под «шаманством» подразумевается преобразование объектов SmartArt в фигуры, для этого нам потребуется выделить поле с объектом SmartArt, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выбрать Преобразовать в фигуры.

Экономия занимаемого места файлом презентации будет достигнута благодаря тому, что из файла будет убрана информация по гибкой настройке такого объекта. Текст отредактировать, изменить заливку, цвет, размер – все это по-прежнему можно будет изменить и в случае работы с фигурами, но вот об изменении макета этих фигур, секундному добавлению еще одного блока или про гибкую реакцию размера шрифта от увеличения или уменьшения объёма текста в соседнем блоке – об этом можете забыть.

ГРАФИКИ И ДИАГРАММЫ

Метод, предполагающий уменьшение размера презентации за счет преобразования графиков и диаграмм, я бы назвал «последним аргументом». Прибегать к этому методу я бы советовал лишь в тех случаях, когда вы исчерпали возможности сжатия за счет всех выше описанных методов, но еще не достигли целевого размера файла.

Суть метода сводится к тому, что мы преобразовываем внедренные диаграммы в картинки, для этого выделяем диаграмму на слайде презентации, копируем ее (права кнопка мыши – копировать или комбинация клавиш Ctrl+C), затем на любом месте слайда жмем правую кнопку мыши и выбираем параметры вставки – Рисунок, исходную диаграмму, разумеется, удаляем.

Экономия размера файла достигается за счет того, что удаляются из презентации все исходные данные для построения или изменения диаграмм, а также возможности настраивать внешний стиль элементов диаграммы – цвета, шрифты, линии, тени, то есть график просто фиксируется как фотография и его дальнейшее изменение невозможно.

После преобразования графиков в картинки, можно еще раз воспользоваться инструментом сжатия картинок, но потеря качества скорее окажется настолько существенной, что вы откажетесь от этой мысли.

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]