Авторизация

Рубрики блога


Рекомендуем



Последние комментарии

Облако тегов


Устами великих

"Странный этот мир, где двое смотрят на одно и то же, а видят полностью противоположное." © Агата Кристи

Мы Вконтакте

MS Office и VBA Рубрика содержит интересные решения, малоизвестные функции и возможности, надстройки и макросы, в общем, все то, что может сделать вашу работу в пакете программ MS Office (в первую очередь - Excel, Word, Access) более эффективной.
13
Окт

Программа разноса банковской выписки на базе Excel - Готовые решения

рейтинг материал 0.0 (0) | количество просмотров 5218 | количество коментариев 0
Разнесение банковской выписки по статьям и счетам в экселе, автоматическое сохранение базы данных и удобный просмотр результатов, как по отдельным счетам, так и за указанный период дат.
Download source

В чем суть «программы»?

Целью этого проекта изначально было разнесение позиций банковской выписки выгруженной из бухгалтерской программы АСФУ по специальным финансовым позициям. Программа разделена на два файла – «Надходження» и «Витрати», соответственно для ведения доходных и расходных позиций. Полностью реализована в экселе (.xlsm) с помощью стандартных формул, фильтров и, может быть, не совсем стандартных макросов.

Преимущества «банковской выписки»

От любой другой самодельной таблички, которая бы могла выполнять хоть в какой-то мере указанную роль, этот проект отличается тем что:

  • Каждый отдельный день банковской выписки разносится в отдельном листе, что исключает нагромождение и хаотичность.
  • Результаты проделанной работы с помощью специального макроса сохраняются в «базе данных» – отдельном листе экселя, в случае изменения – благополучно пересохраняются.
  • Лист «Головна книга» позволяет подтягивать, фильтровать и сортировать результат разнесенной выписки, как за отдельный день, так и за определенный период, всего в пару кликов.
  • Возможностью разнесения и фильтрования выписки по различным банковским счетам параллельно – к примеру, было движение и по валютному, и расчетному счетам, логично и разносить это на одну дату в одном и том же листе.
  • Возможностью достаточно просто настраивать список финансовых позиций, как и список существующих банковских счетов, которые находятся на листах «Бібліотека рахунків» и «Бібліотека ФП».
  • Внедренная в книгу надстройка Date Picker – выпадающий календарь для удобного выбора дат.

Помимо этого, добавлена тесная интеграция к программам АСФУ и SAP. Из АСФУ в экселевском файле экспортируется выписка, далее эту выписку импортируем в наш проект, кликнув лишь раз по кнопке «Импорт», после чего макрос определит какой расчетный счет и какой именно диапазон ячеек нужно скопировать. Список финансовых позиций подогнан к тем, которые используются в программе SAP, и, выгрузив экселевский файл из модуля «Реестр заявок», достаточно просто автоматизировать разноску выписки кликнув по кнопке «Полу-автомат», то есть, макрос самостоятельно проставит соответствия выписки из двух сторонних программ по суммам.

Чем может быть полезно разнесение банковской выписки в таком формате?

Вся эта специфика в интеграции к двум программам вряд ли заинтересует широкого пользователя, так как в каком-то смысле является уникальной в рамках существующего предприятия. Эта статья писалась, прежде всего, для двух категорий людей:

1) Для тех, кто увидит потенциал в программе как платформе для контроля и мониторинга своих затрат, вплоть до семейного бюджета, к примеру, список финансовых позиций можно заменить списком основных категорий затрат: на одежду, еду, проезд, развлечения и т.д. и т.п., а список расчетных счетов можно заменить членами семьи – Саша, Петя, Света, Аня и т.п.

2) Для тех, кто преследует схожую задачу – создание среды для ведения и разнесения банковской выписки на предприятии, также как и для тех, кто попадет на статью в поисках программного решения какого-то конкретного процесса используемого в этой программе для реализации какого-то совсем другого проекта, далее будет расписан исходный код и принцип действия макросов.

Спецификация "программы" или какова структура проекта.

Как уже было написано выше, проект «банковская выписка» состоит из двух файлов, в которых отдельно ведется и фиксируется движение поступлений и затрат. Принцип действия обеих файлов одинаковый, лишь файл для ведения затрат более сложнее из-за наличия интеграции с программой SAP через макрос «ПолуАвтомат», поэтому будем рассматривать структуру на примере именно этого файла.

В качестве места для опционных настроек выступают листы «Бібліотека рахунків» и «Бібліотека ФП», отсюда подтягиваются данные о возможных вариантах финансовых позиций или расчетных счетов и здесь же их можно отредактировать, если есть такая необходимость.

Лист с названием «DataBase» – это база данных, в которой сохраняются результаты разнесенной выписки и из которой подтягиваются данные для просмотра.

Далее следуют листы, наименованиями которых являются даты, это «рабочие лошадки» именно здесь и происходит все самое интересное – в каждый такой лист импортируется выписка из АСФУ (или клиент-банка) и здесь же для каждой записи выставляются соответствия к финансовым позициям, результаты такой работы затем сохраняются в базе данных, то есть в листе «DataBase».

Наконец, лист «Головна книга» - это тот лист, который позволяет посмотреть результаты работы «банковской выписки» для последующего анализа или даже прогноза, если хотите, сюда в соответствии с фильтрами дат и типов счетов подтягиваются данные из листа «DataBase».

Про то, как реализованы выпадающие списки и использованы формулы для подтягивания данных по типу ВПР и СУММЕСЛИ, комбинации логических условий через формулы ЕСЛИ, обрезание и склеивание текста в ячейках и прочие решения через стандартные формулы и фильтры в Экселе, расписывать не буду, потому как каждый из таких вопросов требует либо отдельной полноценной статьи, либо вообще ничего.

"Воспетыми" останутся только макросы, каждый из них будет назван, описано его назначение и выложен исходный код с комментариями.

Макрос «ОЧИСТИТЬ» - определение диапазонов ненужных данных и их очистка

Листы непосредственно с выписками, копируются (дублируются) с предыдущей даты, после чего обновляется вручную название листа и ячейка с датой к той дате, за которую планируется разносить выписку. Плюсом такого дублирования является сохранение структуры таблиц, стилей и необходимых кнопок для запуска макросов, а минус в том, что остаются данные выписки из того дня, который копировали, поэтому эти данные здесь явно неактуальны. Очистить их можно вручную, выделяя диапазоны незащищенных от изменений ячеек и нажимая кнопку Delete, но лично я предпочел перепоручить это «сложное дело» макросу.

Sub Очистить()
'задаем переменную
Dim iLastRowMe As Long
'определяем номер строки, в которой есть хоть какие-то данные, ориентируясь на третий столбец
 iLastRowMe = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row
'далее используем полученный номер строки как конечную координату диапазона, который необходимо выделить и затем очистить
 If iLastRowMe >= 8 Then
'так как столбец D защищен от изменений, чтобы случайно не стерлась формула, то выделяем и очищаем по два диапазона, до столбца D и после
 Range("B8:C" & iLastRowMe).Select
 Selection.ClearContents
 Range("E8:G" & iLastRowMe).Select
 Selection.ClearContents
 Else
'чтобы случайно не стереть шапку таблицы с заголовками в случае, если повторно запустили макрос или по какой-либо другой причине отсутствуют данные, добавлено условие If для переменной iLastRowMe, которое по сути этот момент и исправляет.
 iLastRowMe = 8
 Range("B8:C" & iLastRowMe).Select
 Selection.ClearContents
 Range("E8:G" & iLastRowMe).Select
 Selection.ClearContents
 End If
End Sub

Макрос «ИМПОРТ» - копирование данных из клиент-банковской выписки

На предприятии выписка выгружается из программы АСФУ в экселевские файлы в виде табличек с шаблонной структурой (пример такой выписки также прилагается к статье). Копировать ячейки с сумами и описанием каждой суммы можно вручную, но зачем, когда и это можно поручить макросу? Макрос сам определит полезные ячейки, скопирует их значения и перенесет в необходимые столбцы на лист в наш проект «банковской выписки» для последующей обработки.

Sub Импорт()

'задаем перечень и тип переменных
 Dim WS1 As Excel.Worksheet
 Dim WB As Workbook
 Dim iLastRowMe, iLastLastRowMe As Long
 Dim ListNameMe, ListNameYou, Rahunok As String
 
'определение переменных (см. статью о функции GetAnotherWorkbook)
 Set WS1 = ActiveWorkbook.ActiveSheet
 Set WB = GetAnotherWorkbook
 ListNameMe = WS1.Name
 
'определяем номер строки последней используемой ячейки в файле с проектом «банковская выписка», далее «материнский файл»
 iLastRowMe = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row
'и прибавляем к нему единицу, чтобы далее использовать переменную как начальную координату диапазона, куда вставлять скопированные данные.
 iLastRowMe = iLastRowMe + 1

'Переключаемся на файл с выгруженной выпиской – исходными данными
 WB.Activate
'Определяем тип счета, просматривая через условие наличие отличительного кода расчетного счета и если условие срабатывает, то переменная Rahunok приравнивается текстовому наименованию счета 
 If Range("A3").Value Like "*311.1*" Then
 Rahunok = "Розрахунковий"
 End If
 
 If Range("A3").Value Like "*311.2*" Then
 Rahunok = "Податковий"
 End If
 
 If Range("A3").Value Like "*311.3*" Then
 Rahunok = "Переказний"
 End If
 
 If Range("A3").Value Like "*311.4*" Then
 Rahunok = "Соціальний"
 End If
 
 If Range("A3").Value Like "*312.3*" Then
 Rahunok = "Євро"
 End If
 
 If Range("A3").Value Like "*312.2*" Then
 Rahunok = "Долар"
 End If
 
'В текущем файле в столбце B найдем первое попавшееся значение равное нулю, и определим номер строки такой ячейки как переменную xEnd
 On Error Resume Next
 Dim xEnd As Long
 xEnd = Range("B10:B750").Find("0.00", , xlValues, 1, , , 0, 0).Row
 
'с помощью простого условия предопределим тот случай, если в выписке за день не будет движения по расходам
 If xEnd = 10 Then
 WB.Range("A1").Select
 MsgBox "В выписке за текущий день нет движения по расходам, нечего импортировать."
 Else
'Если движение все-таки есть, то есть смысл переменную xEnd использовать как конечную координату диапазона копируемых данных, правда для этого номер строки нужно подтянуть вверх, отминусовав от него единицу.
 xEnd = xEnd - 1

'Копируем диапазон сумм относящихся в выписке к затратам (для валютных счетов это столбец C, для всех остальных – столбец B), используя переменную xEnd
 If Range("A3").Value Like "*312.3*" Or Range("A3").Value Like "*312.2*" Then
 Range("C10:C" & xEnd).Select
 Selection.Copy
 Else
 Range("B10:B" & xEnd).Select
 Selection.Copy
 End If

'Переключаемся на материнский файл, активируем первую неиспользуемую ячейку в столбце С ориентируясь на переменную iLastRowMe и вставляем скопированные данные, используя специальную вставку - значения
 WS1.Activate
 Range("C" & iLastRowMe).Select
 Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
 :=False, Transpose:=False
 
'Опять переключаемся на файл с исходными данными и копируем информацию о наименовании контрагентов и назначение платежей соответствующим скопированным ранее перечню платежей
 WB.Activate
'Для валютных счетов необходимые данные находятся в столбцах F и G, а во всех остальных – D и E
 If Range("A3").Value Like "*312.3*" Or Range("A3").Value Like "*312.2*" Then
 Range("F10:G" & xEnd).Select
 Selection.Copy
 Else
 Range("D10:E" & xEnd).Select
 Selection.Copy
 End If
 
 
 
'возвращаемся к материнскому файлу и по аналогии с предыдущим разом вставляем скопированные данные, только активируем уже в столбец F
 WS1.Activate
 Range("F" & iLastRowMe).Select
 Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
 :=False, Transpose:=False
 
 
'определяем номер последней заполненной строки в третьем столбце уже после копирования данных
 iLastLastRowMe = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row
 
'Ставим и «протягиваем» тип счета во второй столбец из переменной Rahunok, оперируя с диапазоном который начинается с iLastRowMe и заканчивается iLastLastRowMe
 Range("B" & iLastRowMe).Value = Rahunok
 Range("B" & iLastRowMe).Select
 Selection.AutoFill Destination:=Range("B" & iLastRowMe & ":B" & iLastLastRowMe), Type:=xlFillDefault
 
'Активируем верхнюю слева ячейку, чтобы поднять взор пользователя снизу листа на верх, для удобства
 Range("A1").Select

 End If
End Sub

Макрос ПолуАвтомат – интеграция с заявками на платеж, выгруженными из SAP

Так как на предприятии реализована такая схема, при которой практически все платежи набираются в программе SAP через модуль «Реєстр заявок на платіж», а затем выгружаются в клиент-банк для осуществления оплаты, после факта оплаты из клиент-банка выгружается выписка, которую собственно и стоит задача разнести по финансовым позициям используемым в SAPе, то глупо разносить выписку вручную, если этот процесс можно автоматизировать.

Автоматизация предусматривает выгрузку в экселевском файле данных по платежам за интересующий день и впоследствии подтягивание этих данных в затратную часть банковской выписки и с помощью формул ВПР и простого копирования производится сопоставление затратных позиций и фактически разноска выписки – автоматом проставляются финансовые позиции в проекте «банковская выписка» по пересекающимся выгруженным платежам в САП.

Макрос именуется полуавтоматом лишь по той причине, что он позволяет разнести платежи, которые проходили через САП, а остальные, по типу централизованных перебросок все равно необходимо доразносить руками.

Sub ПолуАвтомат()
'прописываем список переменных и их тип
 Dim WS1 As Excel.Worksheet
 Dim WB As Workbook
 Dim iLastRowMe, iLastRowYou As Long
 Dim ListNameMe, ListNameYou As String
'определяем переменные (смотрите статью о функции GetAnotherWorkbook)
 Set WS1 = ActiveWorkbook.ActiveSheet
 Set WB = GetAnotherWorkbook
 ListNameMe = ActiveSheet.Name
 If Not WB Is Nothing Then
 MsgBox "Выбрана книга: " & WB.FullName, vbInformation
 ListNameYou = WB.ActiveSheet.Name
 Else
 MsgBox "Книга не выбрана", vbCritical: Exit Sub
 End If
'------Start
'Определяем номер строки ячейки в 3 столбце, которая последняя сверху имеет хоть какое-то содержимое, в файле с банковской выпиской, далее материнском файле.
 iLastRowMe = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row

'Переключаемся на файл с исходными данными и показываем все скрытые ячейки
 WB.Activate
 Cells.Select
 Selection.EntireRow.Hidden = False
 Range("A1").Select
 
'определяем номер строки с последней используемой ячейкой в первом столбце в файле с исходными данными
 iLastRowYou = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
 
'Возвращаемся к материнскому файлу
 WS1.Activate
'выделяем тех ячейку и прописываем формулу ВПР (тянем исходные данные – финпозиции, сравнивая суммы)
 Range("K8").Select
 ActiveCell.FormulaR1C1 = _
 "=VLOOKUP(RC[-8],[" & WB.Name & "]" & ListNameYou & "!R2C1:R" & iLastRowYou & "C2,2,FALSE)"
'повторно выделяем тех ячейку и протягиваем формулу до конца диапазона
 Range("K8").Select
 Selection.AutoFill Destination:=Range("K8:K" & iLastRowMe), Type:=xlFillDefault
 
 
'выделяем вторую тех ячейку рядом и прописываем еще одну формулу ВПР (тянем наименования финпозиций из библиотеки)
'ВНИМАНИЕ! в формуле стоит ссылка на диапазон до 200 строк в библиотеке финпозиций
 Range("L8").Select
 ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-1],'Á³áë³îòåêà ÔÏ'!R3C1:R200C4,4,FALSE)"
'повторно выделяем вторую тех ячейку и протягиваем формулу
 Range("L8").Select
 Selection.AutoFill Destination:=Range("L8:L" & iLastRowMe), Type:=xlFillDefault
 
 
'копируем вытянутые из исходника и обработанные данные, а затем вставляем их в соответствующие поля разноски выписки
 Range("L8:L" & iLastRowMe).Select
 Selection.Copy
 Range("E8").Select
 Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
 :=False, Transpose:=False
 
'Очищаем диапазон с тех ячейками
 Range("K8:L" & iLastRowMe).Select
 Application.CutCopyMode = False
 Selection.ClearContents
 
 Range("A1").Select
End Sub

Макрос Del_FromBase – сценарий позволяющий превратить лист экселя в базу данных.

По моему мнению, это самый ценный из всех используемых макросов в этом проекте, так как именно он позволил реализовать именно такую архитектуру – листы для внесения и изменения данных и лист для просмотра результатов работы, связь между которыми обеспечивается с помощью листа с базой данных.

Макрос сравнивает текущую дату со всеми записями в базе данных, если находит записи с таким параметром, то удаляет их и только после этого в низу под всеми прочими записями сохраняет данные из листа с разнесенной выпиской, таким образом, обеспечивая безопасное сохранение данных, если они сохраняются в первый раз, и бесконечное количество раз пересохранений, в случае изменений данных на листе с выпиской.

Sub Del_FromBase()
'прописываем список переменных и их тип
 Dim sSubStr As String 'искомое слово или фраза (может быть указанием на ячейку)
 Dim lCol As Long 'номер столбца в котором будет производиться поиск
 Dim lLastRow, li, PosledStroka1, PosledStroka2 As Long
 Dim lMet As Long
 Dim Mes As String

'Определяем переменную sSubStr как значение ячейки D4, которое содержит дату
 sSubStr = ActiveSheet.Range("D4").Value 
 
 If sSubStr = "" Then lMet = 0 Else lMet = 1 
 lCol = 1 'определяем номер столбца в котором будет проводится сравнительный поиск по листу с базой данных
 If lCol = 0 Then Exit Sub

'в кавычках указываем название листа, который выполняет роль базы данных
 lLastRow = Sheets("DataBase").UsedRange.Row - 1 + Sheets("DataBase").UsedRange.Rows.Count 
 
'Отключаем обновление экрана при выполнении цикла
 Application.ScreenUpdating = 0
'Цикл обрабатывает построчно каждую запись в базе данных с самой последней до самой первой и если находит соответствие по дате и удаляет соответствующие строки
 For li = lLastRow To 1 Step -1
 If -(InStr(Sheets("DataBase").Cells(li, lCol), sSubStr) > 0) = lMet Then Sheets("DataBase").Rows(li).Delete
 Next li
'Возвращаем обновление экрана к нормальному состоянию
 Application.ScreenUpdating = 1
 
'на листе с выпиской определяем номер строки с последней используемой ячейкой в во втором столбце 
 PosledStroka1 = ActiveSheet.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row 
'выделяем и копируем диапазон с данными выписки ссылаясь на переменную PosledStroka1
 ActiveSheet.Range("A8:D" & PosledStroka1).Copy 
 
'после возможного удаления строк диапазон занятых ячеек в базе данных может сдвинуться, поэтому нужно опять определить номер строки с последней используемой ячейкой в первом столбце на листе с базой данных
 PosledStroka2 = Sheets("DataBase").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row 
'с помощью специальной вставки – значения, вставляем скопированные данные после всех записей в базе данных, используя для этого как координату переменную PosledStroka2
 Sheets("DataBase").Range("A" & PosledStroka2 + 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
 :=False, Transpose:=False 
 
'оповещение о завершении процесса сохранения
 Mes = MsgBox("Изменения внесены", vbInformation)
 
End Sub
Download source
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]